1. Objetivo

Establecer los lineamientos que aseguren el uso responsable, transparente y eficiente de los bienes, productos, suministros y recursos financieros en Hoteles Tulijá, fomentando una cultura de *honestidad, rendición de cuentas y cuidado del patrimonio organizacional.

💡 Cada bien, cada producto, cada peso… cuenta.

La responsabilidad individual protege la operación colectiva.

🌐 2. Alcance

Esta política aplica a todas las personas colaboradoras, líderes y jefaturas de Hoteles Tulijá que, en el ejercicio de sus funciones, tengan contacto directo o indirecto con:

• Bienes materiales: ropa de cama, mobiliario, vajilla, herramientas, llaves, equipos, vehículos.
• Productos de consumo: alimentos, bebidas, amenities, químicos, artículos de limpieza.
• Suministros administrativos: papelería, materiales de oficina, uniformes, artículos promocionales.
• Recursos financieros: caja chica, cobros, cortes de venta, pagos o fondos operativos.

3. Términos y definiciones

• Bienes y productos del hotel: Elementos físicos propiedad del hotel destinados a su operación.
• Suministros: Recursos de uso interno para el cumplimiento de funciones.
• Recurso financiero: Dinero o valor administrado por personal del hotel.
• Responsabilidad patrimonial: Obligación de responder ante pérdida, daño o mal uso de los recursos asignados.
• Incidencia operativa: Cualquier incumplimiento en requisiciones, compras o control de recursos que afecte la operación o genere sobrecostos.

4. Principios rectores

• Cuidado y uso correcto: Los recursos se emplean únicamente para fines laborales.
• Registro y trazabilidad: Todo movimiento debe quedar documentado.
• Rendición de cuentas: Cada colaborador responde por los recursos que recibe o administra.
• Prevención y reporte: Todo daño, pérdida o irregularidad debe informarse de inmediato.
• Integridad y transparencia: Cuidar los recursos es cuidar la confianza colectiva.

🧭 La integridad se demuestra en lo que hacemos, incluso cuando nadie nos observa.

5. Responsabilidades

• Persona colaboradora:

  • Usar adecuadamente los recursos, materiales y herramientas asignadas.
  • Reportar de inmediato cualquier daño, pérdida o anomalía.
  • Firmar los registros de entrega y devolución.

• Líder o jefe de área:

  • Supervisar el uso correcto y reportar incidencias.
  • Validar requisiciones y consumos justificados.
  • Prevenir desperdicio o mal uso dentro del área.

• Gerencia General:

  • Autorizar entregas especiales, descuentos o reposiciones por negligencia.
  • Validar acciones disciplinarias en casos graves.

• Recursos Humanos y Administración:

  • Conservar registros, controlar formatos y dar seguimiento a incidencias.
  • Coordinar auditorías internas y validar los reportes de control patrimonial.

✅ La responsabilidad es compartida, pero comienza con cada persona.

6. Lineamientos generales

6.1 Bienes y productos asignados

• Toda entrega de uniformes, llaves, herramientas, equipos, dispositivos electrónicos o mobiliario deberá documentarse con formato firmado de entrega/recepción.

• El mal uso, daño o extravío por descuido genera la obligación de reponer o cubrir el costo total.

• Las reposiciones voluntarias deberán ser autorizadas por Compras, para garantizar compatibilidad y calidad.

• No está permitido utilizar bienes del hotel para fines personales ni retirarlos de las instalaciones sin autorización escrita.

• Queda estrictamente prohibido modificar, intervenir, pintar o personalizar con calcomanías, grabados, adhesivos o accesorios cualquier bien o equipo propiedad del hotel (computadoras, laptops, mobiliario, herramientas, uniformes, vehículos, etc.).

  Los bienes institucionales no son de uso personal, y deben mantenerse en su estado original para conservar su valor, imagen y control patrimonial.

• En caso de detectarse alteraciones o personalizaciones no autorizadas, se aplicará una llamada de atención verbal escrita con testigo, y si el daño es permanente, se considerará falta administrativa o reposición con costo.

6.2 Uso de suministros

• Los insumos deben usarse de manera racional y exclusivamente para fines de trabajo.

• Queda prohibido:

  • Acaparar o solicitar cantidades injustificadas.
  • Utilizarlos fuera del horario laboral o en el domicilio.
  • Tomarlos sin requisición o autorización.
• Los desperdicios o faltantes constantes podrán registrarse como incidencia de control operativo.

6.3 Manejo de recursos financieros

• Toda persona encargada de caja, cobros o cortes deberá:

  • Realizar y firmar conciliaciones diarias o semanales.
  • Reportar faltantes o sobrantes de inmediato.
  • Resguardar recibos, comprobantes y bitácoras.
• Pagos o depósitos extemporáneos atribuibles a error humano que generen recargos o pérdidas podrán ser descontados, previa investigación y validación conforme a la LFT y el RIT.

6.4 Requisiciones, compras y pedidos

• Toda requisición de compra o insumo debe tramitarse oportunamente y con seguimiento.
• Si un área omite, retrasa o no da seguimiento a solicitudes y esto genera afectaciones o costos extras, se considerará incidencia operativa.
• Cancelar un pedido o requisición sin aviso oportuno a Compras o al área solicitante constituye incumplimiento administrativo.

6.5 Reporte de incidencias

• Ante daño, rotura, extravío o robo:

  • Reportar de inmediato al líder de área y a RRHH.
  • Llenar el Formato de Incidencia Operativa (HT-FO-RH-049).
  • RRHH y Administración evaluarán si aplica reposición, descuento o sanción.

⚠️ Ocultar daños, pérdidas o cancelaciones sin aviso será considerado falta grave, conforme al RIT y la Política de Acciones Correctivas.

7. Medidas disciplinarias

Las sanciones se aplicarán de manera progresiva y proporcional, garantizando la trazabilidad documental y el derecho de audiencia, conforme a la Ley Federal del Trabajo, el RIT Tulijá y la Política de Acciones Correctivas (HT-POL-RH-02).

⚖️ Todas las medidas se aplicarán con la participación de RRHH y el líder de área, bajo principios de justicia, transparencia y respeto.

8. Documentación y seguimiento

• Todos los movimientos serán registrados mediante:

  • Formatos de entrega/recepción.
  • Bitácoras de control de insumos.
  • Reportes de incidencias.
  • Conciliaciones financieras.
• RRHH y Administración realizarán revisiones mensuales y auditorías semestrales.
• Los registros se conservarán mínimo 12 meses para fines de trazabilidad.

9. Nota final

💙 Cuidar los recursos es una muestra de integridad, lealtad y respeto por el esfuerzo de todos.

Cada producto, insumo o peso protegido fortalece la sostenibilidad del hotel y el orgullo de pertenecer a una organización honesta y responsable.

Ser parte de Tulijá es cuidar lo que es de todos.